Notizy bij
jouw gesprek.

Wat is Notizy en waarom wordt het gebruikt?

Notizy is een hulpmiddel dat een geluidsopname omzet in geschreven tekst en een conceptverslag. Dat gebeurt met kunstmatige intelligentie, ook wel AI genoemd. Zo hoeft je gesprekspartner tijdens het gesprek minder aantekeningen te maken en kan die meer aandacht aan jou geven.

Een conceptverslag is een eerste versie. AI kan woorden verkeerd verstaan, informatie overslaan of iets anders opschrijven dan jij bedoelde. Daarom controleert je gesprekspartner de tekst en past die aan voordat het verslag wordt gebruikt. Notizy neemt zelf geen besluiten over jou, je behandeling, begeleiding of situatie.

Wat bespreek je vóór het gesprek?

Je gesprekspartner hoort vooraf uit te leggen dat Notizy wordt gebruikt en waarvoor. Vraag wat er wordt opgenomen, waarom een verslag nodig is en wat ermee gebeurt. Je hoeft geen verstand van AI te hebben om daar vragen over te stellen.

Bespreek ook hoe de organisatie omgaat met jouw voorkeuren of bezwaren. De afspraken kunnen per organisatie en soort gesprek verschillen. Vraag om uitleg die bij jouw situatie past, bijvoorbeeld als je voor je kind bij een gesprek bent of als er een naaste of tolk meekomt.

Voor jou is geen Notizy-account of app nodig om aan het gesprek deel te nemen. Je gesprekspartner bedient Notizy. Wil je de uitleg eerst rustig lezen of met iemand bespreken? Geef dat aan voordat de opname begint.

Van gesprek naar een gecontroleerd verslag

Je gesprekspartner start een geluidsopname. Spreek zoals je normaal zou doen. Het helpt om elkaar uit te laten praten en namen of belangrijke afspraken duidelijk te noemen. Begrijp je iets niet, of wordt iets anders samengevat dan je bedoelt? Geef dat meteen aan.

• Opnemen: de geluidsopname bevat wat tijdens het opgenomen deel van het gesprek te horen is.
• Uitwerken: Notizy zet de opname om in tekst en maakt daarvan een conceptverslag. Een verslag is een samenvatting; het bevat niet vanzelf ieder woord.
• Controleren: je gesprekspartner leest het concept na, controleert de inhoud en verbetert fouten of ontbrekende informatie.
• Vastleggen: de organisatie gebruikt het gecontroleerde verslag voor het afgesproken doel, bijvoorbeeld in een dossier. Vraag of en hoe je het kunt lezen.

Wat gebeurt er met jouw gegevens?

In de opname en het verslag kan persoonlijke informatie staan, zoals je naam, je gezondheid, je gezin of je werk. De organisatie waarmee je het gesprek voert bepaalt waarvoor zij die informatie gebruikt. Notizy verwerkt de informatie in opdracht van die organisatie.

Gegevens die in de centrale Notizy-omgeving worden bewaard, worden in Nederland opgeslagen. Voor het omzetten van geluid naar tekst en het maken van een verslag gebruikt Notizy geselecteerde leveranciers. De technische verwerking vindt binnen de EU/EER plaats. Meer uitleg over deze leveranciers en de afspraken staat in het Trust Center.

Klantgegevens worden niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen. Notizy maakt ook geen stemprofielen om mensen aan hun stem te herkennen. Gegevens worden versleuteld verstuurd en opgeslagen: ze zijn technisch afgeschermd tegen onbevoegd meelezen.

Wie kan het lezen en hoe lang blijft het bewaard?

Binnen Notizy hebben standaard alleen gebruikers met de juiste toegangsrechten toegang tot gespreksgegevens. Dat is bijna altijd alleen maar degene die het gesprek opneemt. En ook medewerkers van Notizy zelf kunnen niet bij de opnamen of verslagen, deze zijn allemaal versleuteld. Alleen na goedkeuring door onze klant en alleen als dit nodig is voor ondersteuning, beveiliging of beheer, krijgt een geautoriseerde medewerker van Notizy toegang, en alles dat hij/zij doet wordt dan ook gelogd.

Je organisatie bepaalt hoe lang gespreksgegevens in Notizy worden bewaard. Eerder verwijderen is mogelijk. Vraag je gesprekspartner welke bewaartermijn voor jouw gegevens geldt.

Een verslag dat in een eigen dossier of ander systeem van de organisatie is gezet, valt onder de bewaartermijnen van dat systeem. Verwijderen uit Notizy verwijdert dus niet automatisch een kopie in een dossier. Vraag afzonderlijk naar de opname, de uitgeschreven tekst en het definitieve verslag.

Wat als je liever geen opname wilt?

Vertel het vóór het gesprek als je liever niet wilt dat het wordt opgenomen of met AI wordt uitgewerkt. Vraag welke andere manier van verslagleggen mogelijk is, bijvoorbeeld aantekeningen door je gesprekspartner. De organisatie legt uit hoe zij met jouw vraag omgaat en welke afspraken voor jouw gesprek gelden.

Wil je tijdens het gesprek iets bespreken zonder opname? Vraag je gesprekspartner om te stoppen met opnemen en spreek af wanneer er eventueel weer wordt opgenomen. Alleen de vraag stellen stopt de opname niet: je gesprekspartner moet dit uitvoeren.

Stoppen met opnemen wist niet vanzelf wat al is vastgelegd. Vraag apart wat er met het eerdere deel gebeurt en of dat kan worden verwijderd.

Wat gebeurt er na het gesprek?

Of en hoe je een terugkoppeling of verslag ontvangt, hangt af van de werkwijze en afspraken van je aanbieder. Niet ieder gesprek wordt achteraf teruggekoppeld. Je gesprekspartner kan toelichten wat voor jouw gesprek geldt.

Een verslag wordt niet automatisch vanuit Notizy naar jou verstuurd. Ontvang je een verslag en wil je iets over de inhoud bespreken? Neem dan contact op met de aanbieder via de afgesproken kanalen.

Ook met vragen over toegang, bewaren of verwijderen kun je bij je aanbieder terecht. Die kan uitleggen welke afspraken in jouw situatie gelden.

Vragen die je kunt meenemen naar je gesprek

Je hoeft niet alles te onthouden. Kies de vragen die voor jou belangrijk zijn en bespreek ze met je gesprekspartner. Je kunt de informatie ook uitprinten en samen doornemen.

• Waarom gebruikt u Notizy bij ons gesprek?
• Wat kan er als ik liever geen opname of AI-uitwerking wil?
• Wie kan de opname, de tekst en het verslag bekijken?
• Hoe lang bewaart u die informatie in Notizy en in mijn dossier?
• Welke afspraken gelden er over terugkoppeling na het gesprek?
• Bij wie kan ik terecht als ik later nog vragen heb?